Notfallplanung

Notfallvorsorge für das Unternehmen

Gerade die jetzige Situation macht eine solide Vorbereitung auf mögliche Notfallsituationen in der Unternehmensführung unerlässlich.
Die folgende Zusammenfassung bietet einen fundierten Überblick zu Checklisten, die für eine grundlegende Notfallplanung wichtig sind.
Für weitere und ausführliche Informationen verweisen wir gerne auf unser Nachfolgewiki.

Checkliste Notfallregelung fürs Unternehmen

Die einfachste Möglichkeit, um sich, die Familie und das Unternehmen vor den Folgen eines Notfalls zu schützen, ist die Anlage eines Notfallkoffers – und zwar sowohl für den Betrieb als auch für den privaten Bereich. Im Notfallkoffer finden sich Antworten auf alle entscheidenden Fragen. Entscheidend im Fall der Fälle ist vor allem, dass Zuständigkeiten und Vertretungen klar geregelt sind. Hierzu gehören der Gesellschaftsvertrag, eine Aufgabenauflistung für die Geschäftsführung, Vollmachten bei Banken und Lieferanten, die jeweiligen Gesprächspartner, Schlüssel, Kennwörter und auch Betriebsgeheimnisse wie bestimmte Rezepturen oder spezielle Verfahren. Gerade bei mittelständischen Unternehmen gibt es auch „ungeschriebene Gesetze“ – beispielsweise zu bestimmten Abgabemengen oder Nachlässen – die dokumentiert werden sollten. Der Inhalt des Notfallkoffers kann sich daher z.B. an folgenden Fragen orientieren[1]:

  • Was fällt allein in den Zuständigkeitsbereich des Unternehmers?
  • Wer kann diese Tätigkeiten im Notfall übernehmen?
  • Existieren entsprechende Vollmachten?
  • Wer ist Ansprechpartner bei den verschiedenen Zulieferern?
  • Existieren nur mündlich abgesprochene Regelungen zu Abnahmemengen, Lieferbedingungen etc.?
  • Sind den Stellvertretern Nachlässe und Rabatte bei den Hauptlieferanten bekannt?
  • Ist eine Notprokura schriftlich fixiert?
  • Wer hat Bankvollmachten, und wer sind die Ansprechpartner bei der Hausbank?
  • Wie lauten die Kennwörter für die Computeranlage?
  • Existieren betriebsindividuelle Regelungen, die für den laufenden Betrieb wichtig sind?

Checkliste Notfallregelung für den Privatbereich

Auch im privaten Bereich ist es wichtig, in das Notfallhandbuch aufzunehmen, welches Vermögen wo zu finden ist. Wo werden wichtige Papiere aufbewahrt, wie Ehe- oder Erbvertrag, das Testament, die Versicherungspolicen, (z.B. Lebensversicherungen), Vermögensauflistungen (z.B. Konten, Wertpapiere, Sammlungen, Häuser und Grundbesitz), aber auch Aufzeichnungen über laufende Verpflichtungen, Schulden und Bürgschaften?

  • Ist eine Auflistung über das gesamte Vermögen erstellt worden?
  • Wo sind die Adressen der Familienangehörigen?
  • Wo sind die Geburts-, Heirats- und Familienurkunden?
  • Wo befinden sich der Ehevertrag und das Testament?
  • Kennen die Erben den Aufbewahrungsort?
  • Welche Ansprüche hat der Unternehmer aus Versicherungen?
  • Bei welchen Kreditinstituten werden Konten unterhalten?
  • Gibt es Wertpapiere oder wertvolle Sammlungen?
  • Wo sind die Dokumente über das Haus und den Grundbesitz?
  • Welche laufenden Verpflichtungen und Schulden sind vorhanden?
  • Sind Bürgschaften eingegangen worden?

Inhalt des Notfall-Koffers

Zusammenfassend sollte der Notfallkoffer folgende Dinge enthalten:

  • Verträge
  • Vollmachten, Geschäftsunterlagen
    • private Vollmachten (privates Vermögen, Patientenverfügung usw.)
    • geschäftliche Vollmachten (Handlungsvollmachten wie z.B. Prokura)
    • Vollmachten über den Tod hinaus (z.B. Regelungen des Testaments usw.)
    • Grundbuchauszüge
  • Vertretungsplan
    • Wer wird Sie im Notfall vertreten?
    • ein kompetenter und führungserfahrener Mitarbeiter
    • ein Geschäftspartner
    • ein Familienangehöriger
  • Passwörter, PIN-/TAN-Listen, PC-Zugang
  • Kontoübersichten
  • Nachweis der Zweit-Schlüssel-Deponierung/Nachweis von Schließfächer-Schlüsseln
  • Notfall-Anweisungen
  • Projektlisten
  • Arbeitsplatzbeschreibungen der Mitarbeiter
  • Übersicht der Patente und Schutzrechte
  • Finanz- und Rechnungswesen-Unterlagen, Jahresabschlüsse
  • Versicherungen
  • Übersicht wichtiger Geschäftspartner
  • Wichtige Adressen (Familienangehörige, Berater, Kooperationspartner)
  • Persönliche Unterlagen (Testament, Patientenverfügung, Finanzübersicht)
  • Zweit-Schlüssel für Gebäude, Lagerräume, Büroräume und Schränke

Rechtliches zur Notfallplanung

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